Một trong những câu hỏi được các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lần đầu triển khai dự án đầu tư, quan tâm nhiều nhất là: "Lập dự án đầu tư hết bao nhiêu tiền?"

Thực tế, không có một mức chi phí cố định áp dụng cho mọi dự án. Chi phí lập dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô đầu tư, lĩnh vực hoạt động, yêu cầu kỹ thuật, địa điểm thực hiện và các thủ tục pháp lý liên quan.

Nhiều doanh nghiệp chỉ tính đến chi phí thuê đơn vị lập báo cáo nghiên cứu khả thi mà chưa dự trù các khoản chi phí khảo sát, tư vấn chuyên ngành, thiết kế, môi trường hay thẩm tra hồ sơ. Điều này dẫn đến việc ngân sách chuẩn bị đầu tư không đầy đủ, ảnh hưởng đến tiến độ triển khai.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các nhóm chi phí thường phát sinh trong giai đoạn lập dự án đầu tư, từ đó chủ động xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp.

Vì sao cần dự trù đầy đủ chi phí lập dự án?

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư tuy chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí của dự án nhưng lại quyết định chất lượng của toàn bộ quá trình triển khai.

Việc dự trù đầy đủ chi phí mang lại nhiều lợi ích:

• Chủ động kế hoạch tài chính.
• Hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.
• Lựa chọn đơn vị tư vấn phù hợp.
• Đảm bảo tiến độ thực hiện các thủ tục pháp lý.
• Tăng khả năng được thẩm định và phê duyệt ngay từ lần đầu.

Doanh nghiệp nên xem chi phí lập dự án là khoản đầu tư cho chất lượng dự án, thay vì chỉ là một khoản chi bắt buộc.

Nhóm chi phí thứ nhất: Chi phí khảo sát và thu thập thông tin

Trước khi lập dự án, doanh nghiệp cần thu thập các thông tin làm cơ sở xây dựng phương án đầu tư.

Tùy từng dự án, các khoản chi phí có thể bao gồm:

• Khảo sát hiện trạng khu đất.
• Thu thập thông tin quy hoạch.
• Khảo sát địa hình, địa chất (khi cần).
• Thu thập số liệu về hạ tầng kỹ thuật.
• Khảo sát nhu cầu thị trường.

Mặc dù giá trị không lớn so với tổng mức đầu tư, nhưng đây là cơ sở quan trọng để hạn chế rủi ro trong các bước tiếp theo.

Nhóm chi phí thứ hai: Chi phí tư vấn lập dự án

Đây là khoản chi phí mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải cân nhắc.

Thông thường bao gồm:

• Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi.
• Lập Báo cáo kinh tế - kỹ thuật (nếu thuộc trường hợp áp dụng).
• Phân tích hiệu quả tài chính.
• Xây dựng phương án đầu tư.
• Xác định tổng mức đầu tư.
• Hoàn thiện hồ sơ phục vụ thẩm định.

Mức chi phí sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất và mức độ phức tạp của dự án.

Nhóm chi phí thứ ba: Chi phí tư vấn chuyên ngành

Ngoài hồ sơ đầu tư, nhiều dự án còn cần các dịch vụ tư vấn khác như:

• Tư vấn quy hoạch.
• Tư vấn môi trường.
• Tư vấn phòng cháy và chữa cháy.
• Tư vấn công nghệ.
• Tư vấn pháp lý.
• Tư vấn thiết kế.

Không phải dự án nào cũng phát sinh đầy đủ các khoản chi này, nhưng doanh nghiệp cần dự kiến trước để tránh bị động.

Nhóm chi phí thứ tư: Chi phí khảo sát, thiết kế

Đối với các dự án xây dựng, đây là nhóm chi phí quan trọng.

Có thể bao gồm:

• Khảo sát địa hình.
• Khảo sát địa chất.
• Thiết kế cơ sở.
• Thiết kế kỹ thuật.
• Thiết kế bản vẽ thi công (tùy giai đoạn).

Việc lựa chọn đơn vị khảo sát và thiết kế có năng lực sẽ góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ và hạn chế điều chỉnh trong quá trình thực hiện.

Ví dụ thực tế

Một doanh nghiệp dự kiến đầu tư nhà máy sản xuất thực phẩm với tổng vốn khoảng 120 tỷ đồng. Ban đầu doanh nghiệp chỉ dự trù chi phí thuê đơn vị lập báo cáo nghiên cứu khả thi.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp phát sinh thêm các khoản cho khảo sát địa chất, tư vấn môi trường, tư vấn PCCC và thiết kế cơ sở. Do chưa dự kiến từ đầu, kế hoạch tài chính phải điều chỉnh nhiều lần và tiến độ chuẩn bị dự án bị kéo dài.

Qua trường hợp này có thể thấy, việc lập kế hoạch chi phí ngay từ giai đoạn chuẩn bị sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn và tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Nhóm chi phí thứ năm: Chi phí thẩm tra, thẩm định và phê duyệt

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, nhiều dự án phải trải qua quá trình thẩm tra hoặc thẩm định theo quy định của pháp luật.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản chi phí như:

• Chi phí thẩm tra hồ sơ.
• Chi phí thẩm định dự án.
• Chi phí thẩm định thiết kế.
• Chi phí thẩm định các thủ tục chuyên ngành.
• Các khoản phí, lệ phí theo quy định của pháp luật.

Việc xác định đúng các khoản chi này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tài chính và tránh tình trạng phải bổ sung kinh phí trong quá trình thực hiện.

Nhóm chi phí thứ sáu: Chi phí thực hiện các thủ tục pháp lý chuyên ngành

Ngoài hồ sơ đầu tư, doanh nghiệp còn phải chuẩn bị kinh phí để thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến dự án.

Tùy từng loại dự án, các khoản chi phí có thể bao gồm:

• Thủ tục về đất đai.
• Thủ tục về môi trường.
• Thủ tục về phòng cháy và chữa cháy.
• Thủ tục cấp giấy phép xây dựng.
• Các thủ tục chuyên ngành khác theo quy định.

Mỗi dự án sẽ có yêu cầu khác nhau, do đó doanh nghiệp cần xác định rõ các thủ tục phải thực hiện để xây dựng kế hoạch chi phí phù hợp.

Những khoản chi phí doanh nghiệp thường bỏ sót

Qua thực tế triển khai nhiều dự án, chúng tôi nhận thấy không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào các khoản chi phí lớn mà bỏ qua những khoản chi có giá trị nhỏ hơn nhưng vẫn ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách.

Một số khoản thường bị bỏ sót gồm:

• Chi phí đi khảo sát nhiều lần.
• Chi phí chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thẩm định.
• Chi phí thuê chuyên gia hoặc tư vấn độc lập.
• Chi phí in ấn, sao lưu hồ sơ.
• Chi phí làm việc với các cơ quan, đơn vị liên quan.
• Chi phí dự phòng cho trường hợp phải điều chỉnh phương án đầu tư.

Nếu không dự phòng từ đầu, các khoản chi này có thể làm tăng tổng chi phí chuẩn bị dự án.

Làm thế nào để tối ưu chi phí lập dự án?

Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt giảm mọi khoản đầu tư cho công tác chuẩn bị.

Thực tế, một bộ hồ sơ được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều hơn trong giai đoạn triển khai.

Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí bằng cách:

• Lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
• Thuê đơn vị tư vấn có kinh nghiệm và hiểu rõ quy trình.
• Chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi bắt đầu lập hồ sơ.
• Hạn chế việc điều chỉnh thiết kế hoặc quy mô dự án nhiều lần.
• Rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp để giảm số lần phải bổ sung.

Bảng tổng hợp các nhóm chi phí lập dự án đầu tư

Lưu ý: Tùy theo loại dự án, quy mô và yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp có thể không phát sinh đầy đủ tất cả các nhóm chi phí nêu trên hoặc có thêm các khoản chi đặc thù khác.

Góc chuyên gia Lapduan.vn

Một quan niệm khá phổ biến là cố gắng giảm tối đa chi phí lập dự án để tiết kiệm ngân sách. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tế cho thấy nhiều dự án phát sinh chi phí lớn hơn nhiều do hồ sơ ban đầu được chuẩn bị sơ sài hoặc thiếu tính đồng bộ.

Thay vì chỉ quan tâm đến chi phí thấp, doanh nghiệp nên ưu tiên chất lượng hồ sơ và kinh nghiệm của đơn vị tư vấn. Một bộ hồ sơ được xây dựng bài bản ngay từ đầu sẽ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý, hạn chế việc điều chỉnh và tránh các rủi ro trong quá trình triển khai.

Checklist dự trù chi phí lập dự án

Trước khi bắt đầu lập dự án, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:

☐ Đã dự kiến chi phí khảo sát.

☐ Đã xác định chi phí tư vấn lập dự án.

☐ Đã dự kiến chi phí tư vấn chuyên ngành.

☐ Đã tính đến chi phí khảo sát và thiết kế.

☐ Đã dự kiến chi phí thẩm định, thẩm tra.

☐ Đã rà soát các thủ tục pháp lý cần thực hiện.

☐ Đã bố trí khoản chi phí dự phòng.

☐ Đã xây dựng kế hoạch tài chính cho toàn bộ giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Kết luận

Chi phí lập dự án đầu tư không chỉ bao gồm khoản kinh phí thuê đơn vị tư vấn lập báo cáo mà còn là tổng hợp của nhiều nhóm chi phí liên quan đến khảo sát, thiết kế, tư vấn chuyên ngành, thẩm định và thực hiện các thủ tục pháp lý.

Việc nhận diện đầy đủ các khoản chi ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nguồn lực tài chính, hạn chế phát sinh ngoài dự kiến và nâng cao chất lượng hồ sơ dự án. Đây cũng là nền tảng quan trọng để dự án được triển khai đúng tiến độ và đạt hiệu quả đầu tư.