Chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư: Nên tính bao nhiêu để dự án không thiếu vốn?

Một dự án có thể được tính rất kỹ: chi phí xây dựng có báo giá, thiết bị có hợp đồng nguyên tắc, tiền đất và chi phí tư vấn cũng đã dự kiến.

Nhưng khi triển khai, giá vật tư tăng, phải điều chỉnh thiết kế, kéo dài thời gian thi công hoặc phát sinh một hạng mục hạ tầng chưa tính đến.

Nếu không có khoản dự phòng, chủ đầu tư thường phải xoay vốn bổ sung trong lúc dự án đang dở dang.

Đó là lý do chi phí dự phòng không phải khoản “cộng thêm cho an tâm”.

Đây là phần vốn cần thiết để dự án có khả năng hoàn thành khi thực tế không diễn ra hoàn toàn giống bảng tính ban đầu.

Chi phí dự phòng là một phần quan trọng khi xác định tổng mức đầu tư, nhu cầu vốn và mức độ an toàn của phương án tài chính. Bạn có thể xem thêm Tổng mức đầu tư & phương án tài chính dự án để hiểu rõ hơn các nội dung cần chuẩn bị trước khi triển khai.

Chi phí dự phòng là gì?

Chi phí dự phòng là khoản vốn được tính trong tổng mức đầu tư để xử lý những biến động hợp lý có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Khoản này thường liên quan đến hai nhóm chính:

Phát sinh về khối lượng công việc;
Trượt giá, biến động giá trong thời gian triển khai.

Ví dụ, khi lập dự án, chủ đầu tư dự kiến xây dựng nhà xưởng theo một phương án nhất định. Nhưng sau khi triển khai có thể cần bổ sung hệ thống thoát nước, gia cố nền, điều chỉnh công năng, nâng công suất điện hoặc phát sinh khối lượng do điều kiện thực tế.

Nếu toàn bộ nguồn vốn đã được phân bổ hết cho các hạng mục ban đầu, chỉ một phát sinh nhỏ cũng có thể khiến tiến độ bị dừng lại.

Dự phòng không phải là “để càng nhiều càng tốt”

Có chủ đầu tư muốn giảm tổng mức đầu tư nên bỏ hẳn chi phí dự phòng.

Ngược lại, có người đưa một khoản dự phòng rất lớn nhưng không có căn cứ, khiến phương án vốn thiếu thuyết phục và làm chỉ tiêu hiệu quả tài chính kém đi.

Cách phù hợp là xác định mức dự phòng dựa trên:

Quy mô và tính chất kỹ thuật của dự án;
Mức độ hoàn thiện của thiết kế, báo giá và dữ liệu đầu vào;
Thời gian thực hiện dự án;
Mức độ biến động của giá vật liệu, thiết bị, nhân công;
Điều kiện của khu đất, hạ tầng và các rủi ro đã nhận diện;
Khả năng chủ đầu tư kiểm soát tiến độ và hợp đồng.

Dự án càng mới, thông tin đầu vào càng sơ bộ hoặc thời gian thực hiện càng dài thì nhu cầu dự phòng càng cần được xem xét kỹ.

Hai tình huống phát sinh thường gặp

1. Phát sinh khối lượng

Đây là trường hợp cần thực hiện thêm công việc so với dự kiến ban đầu.

Ví dụ:

Phải gia cố nền móng do địa chất thực tế;
Bổ sung đường nội bộ, bể nước, hệ thống xử lý nước thải;
Điều chỉnh thiết kế để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hoặc vận hành;
Tăng khối lượng lắp đặt hạ tầng điện, nước, phòng cháy chữa cháy.

Phát sinh không phải lúc nào cũng do tính toán kém. Nhưng nếu chủ đầu tư không khảo sát kỹ hoặc xác định phạm vi đầu tư quá sơ sài, rủi ro này sẽ cao hơn.

2. Trượt giá

Trượt giá là rủi ro giá nguyên vật liệu, nhân công, thiết bị hoặc dịch vụ tăng trong thời gian từ khi lập phương án đến khi thanh toán thực tế.

Một thiết bị được báo giá hôm nay có thể khác giá sau vài tháng. Dự án kéo dài càng lâu, khả năng biến động càng lớn.

Vì vậy, tiến độ đầu tư cần được tính cùng với chi phí dự phòng. Tiến độ chậm không chỉ làm chậm doanh thu mà còn có thể làm tăng chi phí đầu tư và lãi vay.

Ví dụ đơn giản

Giả sử một dự án có tổng chi phí trước dự phòng là 20 tỷ đồng, gồm xây dựng, thiết bị, tư vấn và các chi phí khác.

Nếu chủ đầu tư chỉ chuẩn bị đúng 20 tỷ đồng, mọi biến động đều phải xử lý bằng vốn bổ sung.

Nếu phương án có một khoản dự phòng phù hợp, chủ đầu tư có thêm khoảng đệm để xử lý phát sinh mà không phải dừng công việc hoặc xin vay bổ sung trong tình thế bị động.

Tuy nhiên, khoản dự phòng này cần được thể hiện rõ trong tổng mức đầu tư và cơ cấu nguồn vốn. Không nên ghi chung chung mà không xác định dự phòng dùng cho nhóm rủi ro nào.

Chi phí dự phòng có được dùng cho mọi khoản phát sinh không?

Không nên hiểu dự phòng là một “quỹ tiền tự do” để chi cho mọi việc.

Mỗi khoản phát sinh cần được kiểm tra về nguyên nhân, mức độ cần thiết, tính phù hợp với phạm vi dự án và hồ sơ liên quan. Với dự án sử dụng vốn vay, chủ đầu tư cũng cần trao đổi sớm với ngân hàng về điều kiện sử dụng vốn và khả năng tài trợ cho phần chi phí phát sinh.

Điều quan trọng là: có dự phòng không thay thế cho việc kiểm soát chi phí.

Dự phòng giúp dự án chịu được biến động hợp lý. Nhưng chủ đầu tư vẫn cần quản lý chặt tiến độ, hợp đồng, khối lượng và các khoản thanh toán.

Ba dấu hiệu cho thấy khoản dự phòng đang tính chưa phù hợp

Dự án có nhiều hạng mục phức tạp nhưng chi phí dự phòng bằng không;
Khoản dự phòng được tính theo cảm tính, không gắn với tiến độ và mức độ rủi ro;
Tổng mức đầu tư có dự phòng nhưng cơ cấu nguồn vốn không xác định nguồn nào sẽ thanh toán khi phát sinh.

Trước khi chốt phương án vốn, chủ đầu tư nên thử một vài kịch bản: nếu chi phí xây dựng tăng, thiết bị tăng giá hoặc tiến độ kéo dài vài tháng thì dự án có còn đủ vốn và khả năng trả nợ không?

Một phương án đầu tư tốt không phải là phương án giả định mọi việc đều thuận lợi.

Đó là phương án nhìn trước các biến động có thể xảy ra và chuẩn bị nguồn lực để dự án vẫn đi đến đích.

Bạn có thể xem thêm:

Lapduan.vn hỗ trợ chủ đầu tư rà soát tổng mức đầu tư, chi phí dự phòng, cơ cấu nguồn vốn, dòng tiền và phương án tài chính phù hợp với dự án thực tế.

Email: vuthao@lapduan.vn
Điện thoại/Zalo: 0918242186 / 0832832083

Lapduan.vn – Giải pháp cho dự án đầu tư hiệu quả.